Comment organiser Gmail comme un patron en 2021

Comme avec presque tout ce que vous utilisez quotidiennement, les emails deviennent naturellement désordonnés lorsque vous ne faites pas d’effort pour les organiser. Bien que de nombreuses personnes luttent chaque jour, nous avons appris des astuces sur la façon d’organiser Gmail pour garder les choses en ordre. C’est ce que nous voulons partager avec vous tous aujourd’hui.

Les bases de l’email

Les emails sont sur internet comme une version en ligne des boîtes aux lettres. Ils sont devenus très populaires dès le début d’internet en tant que forme productive d’interaction – à cette époque où aucune autre communication productive possible n’existait.

Mais quand on y pense, même maintenant avec la messagerie instantanée et les médias sociaux, les emails sont toujours très populaires. Beaucoup d’autres solutions sont venues et ont disparu, mais l’email est resté une solution fiable qui intègre d’autres solutions, agissant comme un hub numérique pour l’identité en ligne.

En tant que partie culturelle de l’expérience Internet, les emails ont une forte réputation, et cela ne semble pas s’estomper, juste évoluer.

Mais…

Si vous n’organisez pas votre Gmail de la bonne façon, votre vie peut devenir un petit enfer. Nous avons donc compilé quelques conseils sur la façon d’organiser vos Emails à la fois de manière intelligente et comme un patron.

Comprendre le fonctionnement de Gmail

Gmail offre de nombreux outils natifs pour vous aider à organiser vos boîtes de réception, tels que les dossiers, les étiquettes et même les onglets. Tout d’abord, discutons des définitions et des différences entre eux :

étiquettes dans Gmail

Étiquettes : les étiquettes sont un moyen simple de catégoriser vos messages. Par exemple, vous pouvez définir que tous les messages provenant d’amis spécifiques obtiendront l’étiquette « Amis », tandis que les autres provenant du travail obtiendront l’étiquette « Travail ». Vous pouvez également attribuer les prochaines étapes aux noms de vos étiquettes, comme « Suivi » et « Payer ».

Dossiers : de nombreux dossiers, viennent en standard, dans votre Gmail déjà, tels que Boîte de réception, Envoyés, Courrier indésirable… ceux-ci sont très communs, mais vous pouvez créer vos dossiers et rendre votre courrier électronique encore plus simple.

Onglets : Les onglets sont les catégories de vos messages, donc si cela vient d’une newsletter ou d’un ami, ils appartiennent à des catégories différentes, par exemple.

Une fois que vous avez catégorisé vos messages correctement, vous êtes beaucoup plus capable de garder cette organisation à l’avenir.

Les étiquettes et les dossiers : vos meilleurs amis dans Gmail

Pour étiqueter correctement vos messages et créer votre première étiquette, il suffit d’aller sur Créer une nouvelle étiquette, dans votre barre de menu de gauche (il se peut que vous deviez cliquer sur Plus pour afficher ce bouton).

Avec vos étiquettes créées, il vous suffit d’aller sur un message, de cliquer sur le bouton Étiquette et de choisir les étiquettes que vous voulez appliquer. Après les avoir utilisées pendant un certain temps, les étiquettes deviennent très naturelles pour vous.

organiser gmail

organiser gmail

Les gens aiment aussi ajouter des couleurs à leurs étiquettes ; cela rend les courriels encore plus intuitifs, et sont si simples à configurer :

  • Trouver l’étiquette à laquelle vous voulez ajouter de la couleur dans la barre de menu de gauche.
  • Cliquez sur son petit bouton fléché.
  • Cliquez sur la couleur de l’étiquette.
  • Choisissez une couleur

étiquettes de messagerie

étiquettes de messagerie

Attaches : La relation amour/haine

Les gens utilisent Gmail depuis son lancement il y a 14 ans en 2004. Et avec toutes les mises à jour et les changements, certaines personnes ne peuvent tout simplement pas gérer les onglets. Ils préfèrent la vue classique ; cela les fait se sentir plus organisés.

Il se peut que ce soit la même chose pour vous quand il s’agit des onglets. De nombreux utilisateurs disent qu’ils ont l’impression d’avoir affaire à 5 emails au lieu d’un seul. Voyons donc comment vous pouvez simplifier votre boîte de réception et même plus.

1. Avec votre boîte de réception ouverte, cliquez sur Paramètres
2. Cliquez ensuite dans l’onglet Configurer la boîte de réception

tabs

tabs

Vous verrez probablement dans Catégories que ces cases sont toutes cochées. Vous pouvez décocher celles que vous ne voulez pas voir. Cela signifie que les emails de ces catégories se chargeront dans votre onglet « Principal ».

Envoyer les emails pertinents en haut

Il est crucial d’avoir les emails les plus pertinents facilement visibles pour vous dans votre boîte de réception. Vous pouvez choisir le type d’emails que vous souhaitez voir en haut de votre boîte de réception en modifiant votre type de boîte de réception. Gmail propose les options suivantes, en fonction de votre flux de travail :

  • Important en premier
  • Non lu en premier
  • Étoilé en premier
  • Boîte de réception prioritaire

Pour modifier ces paramètres, procédez comme suit :

1. Avec votre boîte de réception ouverte, cliquez sur le bouton Paramètres
2. Sélectionnez l’option Paramètres (oui, il y a une option  » paramètres  » à l’intérieur d’un bouton  » paramètres « )

settings

settings

3. Cliquez sur l’onglet Boîte de réception
4. Type de boîte de réception, choisissez les options qui vous conviennent le mieux
5. N’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer les modifications 🙂

N’hésitez pas à appuyer sur le bouton de désabonnement

Les emails promotionnels sont agaçants. Mais, tout comme cela se passe avec les anciens emails, nous avons tendance à dire : « Je ne vais pas me désabonner, car que se passera-t-il si j’en ai besoin à l’avenir ? ». Eh bien, ce « et si » est en grande partie responsable du désordre dans votre boîte de réception.

Encore, évaluez la pertinence de vos abonnements actuels aux newsletters. Rappelez-vous que l’idée globale est de mieux organiser votre boîte de réception. Une partie du processus consiste à réduire la quantité d’e-mails stockés, mais aussi à réduire le nombre d’e-mails qui arriveront à l’avenir.

Voyez quels abonnements n’apportent rien d’utile et débarrassez-vous-en. Une grande partie d’une boîte aux lettres électronique encombrée est constituée d’abonnements et de newsletters dont nous n’avons que faire. Trier ces emails prend du temps et nuit à votre productivité.

Il existe une quantité considérable d’outils que vous pouvez utiliser pour vous désabonner des newsletters inutiles, ce qui vous fera gagner beaucoup de temps (et de Go) dans votre boîte de réception.

Nettoyer votre boîte de réception systématiquement

Pour organiser Gmail, vous devez d’abord nettoyer Gmail. Imaginez votre messagerie comme une pièce en désordre dans votre maison. Si vous voulez qu’elle soit bien rangée et propre, vous devez vous débarrasser de tout le désordre à l’intérieur.

Ce que vous devez garder à l’esprit, c’est que vous ne devez pas avoir peur d’archiver et de supprimer les anciens messages. Moins vous en voyez, meilleure est votre productivité, alors nettoyez ces vieux messages. En gros, vous devriez :

  • Supprimer quand vous êtes sûr à 100% que votre conversation est terminée et qu’il n’y a pas besoin de la revoir
  • Archiver quand vous pourriez avoir besoin de cet email à l’avenir, mais que vous en avez fini maintenant.

Certains utilisateurs ont peur qu’en archivant les fichiers, ils les perdent. Ce n’est pas vrai. Le dossier Archive est comme n’importe quel autre dossier de votre messagerie, vos messages y sont donc en sécurité. D’autre part, en supprimant un message, il va dans la Corbeille et y reste généralement pendant 30 jours jusqu’à ce qu’il soit automatiquement supprimé.

En faisant le ménage dans votre boîte de réception, vous ne laissez que ce qui est essentiel, et là, vous faciliterez grandement les prochaines étapes de votre organisation.

Comment organiser Gmail – The Like a Boss Way

Au cours de nos années d’expérience professionnelle, nous avons remarqué à quel point nous pouvons devenir plus productifs lorsque nous passons moins de temps à passer d’un outil à l’autre.

C’est pourquoi nous avons créé une évolution de la gestion des emails et des tâches ici même dans Drag – pourquoi ne pas avoir des étiquettes, des dossiers, des onglets, des tâches, des notes, des dates d’échéance, des tableaux, le tout magnifiquement visualisé dans d’étonnants tableaux de type Trello ?

En fusionnant simplement différentes technologies, notre solution offre une excellente expérience tout en vous simplifiant la vie.

organiser Gmail

organiser Gmail

Avec Drag, vous faites passer votre organisation Gmail à un autre niveau. En plus de cela, vous avez une boîte de réception partagée avec tant de fonctionnalités à l’intérieur qui feront la différence pendant que vous collaborez.

Kanban : la meilleure vue pour organiser Gmail

La première chose que vous devez faire pour organiser votre Gmail est de choisir la bonne mise en page. Bien sûr, vous pouvez choisir parmi les conceptions conventionnelles disponibles dans Gmail : Important en premier, Défaut, Non lu en premier, Étoilé en premier et Boîte de réception prioritaire. Elles offrent toutes une vue standard de votre boîte de réception, et vous pouvez les sélectionner rapidement. Il suffit d’aller dans les paramètres, puis de choisir l’onglet boîte de réception.

À partir de là, vous êtes libre de choisir la mise en page avec laquelle vous vous sentez le plus à l’aise. Celle par défaut fournira le format standard qui organise votre boîte de réception Gmail par date. Il s’agit très probablement du format que vous avez utilisé jusqu’à présent et qui n’a pas toujours permis d’organiser votre boîte de réception. Cette mise en page vous donne la possibilité de sélectionner différentes catégories dans lesquelles placer vos e-mails. Le reste des groupes fonctionne à peu près de la même manière. Google fera une analyse prédictive sur les emails que vous êtes plus susceptibles d’ouvrir.

Toutes ces options vous donneront à peu près la même visualisation de la boîte de réception, et c’est peut-être ça le problème. Vous avez besoin d’un outil qui change la façon dont vous avez l’habitude de gérer votre boîte de réception, et c’est Kanban. Cette mise en page va changer l’aspect de votre boîte de réception, en vous donnant plus de contrôle et de pouvoir sur votre boîte de réception. Une mise en page Kanban transforme vos emails en cartes, les présentant de manière transparente.

Utiliser des notes dans les emails au lieu de s’envoyer des emails

C’est l’une des raisons pour lesquelles les boîtes de réception deviennent si désordonnées et encombrées. Parce que nous utilisons soit l’email comme un rappel personnel, soit comme un outil de messagerie pour les conversations internes avec les autres membres de l’équipe. Tout se passe si vite, et avant que vous ne le sachiez, il y a beaucoup d’e-mails avec un fil sans fin de messages connexes qui ne font qu’encombrer votre boîte de réception. De plus, vous êtes loin de cette boîte de réception zéro, et cela vous coûte encore du temps et de l’argent.

Il n’y a pas une seule excuse raisonnable pour faire cela lorsque vous avez des notes dans un email, qui sont l’un des meilleurs outils d’affaires qui existent. Cela simplifie superbement le travail d’équipe car elles sont assez simples à utiliser, même si c’est votre première fois.

Il existe quelques options si vous voulez commencer à le faire. Google Keep semble être une option pratique car il est déjà construit comme un add-on Gmail, il n’y a donc pas besoin de faire des allers-retours entre votre boîte de réception et votre application de note de tâche.

Avec Drag, vous pouvez ajouter des notes directement sur vos e-mails ou vos tâches pour vous aider à comprendre quelles sont les exigences, les choses essentielles que vous devez savoir sur une action que vous devez prendre, ou toute autre chose liée à cela. Voici à quoi ressemble cette fantastique fonctionnalité :

Sommaire

L’organisation de votre courrier électronique ne devrait pas être une distraction qui vous fait perdre du temps et de l’argent. Avoir une boîte de réception encombrée et ne pas s’en occuper ne fera que vous apporter du stress, affectant non seulement votre flux de travail, mais aussi tous les membres de votre équipe. Drag offre une véritable solution qui vous apporte puissance et contrôle sans avoir besoin d’installer un logiciel coûteux. Vous n’êtes qu’à une extension Google Chrome de faire l’expérience du changement.

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