Cómo organizar Gmail como un jefe en 2021

Como casi todo lo que usas a diario, los correos electrónicos se desordenan de forma natural cuando no te esfuerzas en organizarlos. Aunque mucha gente se esfuerza cada día, nosotros hemos aprendido trucos sobre cómo organizar Gmail para mantener el orden. Esto es lo que queremos compartir hoy con todos vosotros.

Los fundamentos del correo electrónico

Los correos electrónicos están en Internet como una versión online de los buzones. Se hicieron muy populares desde el comienzo de internet como una forma productiva de interacción – en ese momento cuando no existía ninguna otra comunicación productiva posible.

Pero si lo piensas, incluso ahora con la mensajería instantánea y las redes sociales, los correos electrónicos siguen siendo muy populares. Muchas otras soluciones han ido y venido, pero el correo electrónico se ha mantenido como una solución fiable que integra otras soluciones, actuando como un centro digital para la identidad en línea.

Como parte cultural de la experiencia de Internet, los correos electrónicos tienen una fuerte reputación, y no parece estar desapareciendo, sólo evolucionando.

PERO…

Si no organizas tu Gmail de la manera correcta, tu vida puede convertirse en un pequeño infierno. Por eso, recopilamos unos cuantos consejos para organizar tus correos electrónicos de forma inteligente y como un jefe.

Entender cómo funciona Gmail

Gmail ofrece muchas herramientas nativas para ayudarte a organizar tus bandejas de entrada, como carpetas, etiquetas e incluso pestañas. En primer lugar, vamos a hablar de las definiciones y diferencias entre ellas:

etiquetas en Gmail

Etiquetas: las etiquetas son una forma sencilla de clasificar tus mensajes. Por ejemplo, puedes definir que todos los mensajes que provengan de determinados amigos reciban la etiqueta «Amigos», mientras que otros que provengan del trabajo reciban la etiqueta «Trabajo». También puedes atribuir los siguientes pasos a los nombres de tus etiquetas, como «Seguimiento» y «Pago».

Carpetas: muchas carpetas, vienen ya de serie, en tu Gmail, como Bandeja de entrada, Enviados, Basura… son muy comunes, pero puedes crear tus carpetas y hacer tu correo electrónico aún más sencillo.

Pestañas: Las pestañas son las categorías de tus mensajes, por lo que si viene de una newsletter o de un amigo, pertenecen a categorías diferentes, por ejemplo.

Una vez que categorices tus mensajes correctamente, serás mucho más capaz de mantener esta organización en el futuro.

Etiquetas y carpetas: tus mejores amigos en Gmail

Para etiquetar correctamente tus mensajes y crear tu primera etiqueta, sólo tienes que ir a Crear una nueva etiqueta, en tu barra de menús de la izquierda (puede que tengas que hacer clic en Más para que aparezca este botón).

Con tus etiquetas creadas, sólo tienes que ir a un mensaje, hacer clic en el botón Etiqueta y elegir las etiquetas que quieras aplicar. Después de usarlas durante un tiempo, las etiquetas se vuelven muy naturales para ti.

organizar gmail

organizar gmail

A la gente también le encanta añadir colores a sus etiquetas; hace que los correos electrónicos sean aún más intuitivos, y son tan sencillos de configurar:

  • Busca la etiqueta a la que quieres añadir color en la barra de menú de la izquierda.
  • Haga clic en su pequeño botón de flecha.
  • Haga clic en el color de la etiqueta.
  • Elige un color

etiquetas de gmail

etiquetas de gmail

Las etiquetas: La relación amor/odio

La gente lleva usando Gmail desde que se lanzó hace 14 años, en 2004. Y con todas las actualizaciones y cambios, algunas personas no soportan las pestañas. Prefieren la vista clásica; les hace sentir más organizados.

Puede que te ocurra lo mismo con las pestañas. Muchos usuarios dicen que parece que están tratando con 5 correos electrónicos en lugar de uno solo. Así que vamos a ver cómo puedes simplificar tu bandeja de entrada y algo más.

1. Con tu bandeja de entrada abierta, pulsa en Configuración
2. Luego pulsa en la pestaña Configurar bandeja de entrada

pestañas

pestañas

Probablemente verás en Categorías que esas casillas están todas marcadas. Puedes desmarcar las que no quieras ver. Significa que los correos electrónicos de esas categorías se cargarán en tu pestaña «Principal».

Enviar los correos electrónicos relevantes a la parte superior

Es crucial tener los correos electrónicos más relevantes fácilmente visibles para ti en tu bandeja de entrada. Puedes elegir el tipo de correos electrónicos que quieres ver en la parte superior de tu bandeja de entrada cambiando el Tipo de bandeja de entrada. Gmail ofrece las siguientes opciones, en función de tu flujo de trabajo:

  • Primero los importantes
  • Primero los no leídos
  • Primero los destacados
  • Buzón de entrada prioritario
  • Para cambiar esta configuración, haz lo siguiente:

    1. Con la bandeja de entrada abierta, haz clic en el botón Configuración
    2. Selecciona la opción Configuración (sí, hay una opción de «configuración» dentro de un botón de «configuración»

    configuración

    configuración

    3. Haz clic en la pestaña Bandeja de entrada
    4. En Tipo de bandeja de entrada, elige las opciones que más te convengan
    5. No olvides hacer clic en Guardar cambios 🙂

    No dudes en darle al botón de cancelar la suscripción

    Los emails promocionales son molestos. Pero, al igual que ocurre con los correos antiguos, tendemos a decir: «No me voy a dar de baja, porque ¿y si lo necesito en el futuro?». Pues bien, este «y si» es en gran parte responsable del desorden en tu bandeja de entrada.

    De nuevo, evalúa qué tan relevantes son tus suscripciones a boletines actuales. Recuerda que la idea es organizar mejor tu bandeja de entrada. Parte del proceso es reducir la cantidad de correos electrónicos almacenados pero también reducir el número de correos que llegarán en el futuro.

    Ve qué suscripciones no están aportando nada útil y deshazte de ellas. Una gran parte de una bandeja de entrada de correo electrónico desordenada está hecha de suscripciones y boletines que ni siquiera nos interesan. Clasificar estos correos electrónicos lleva mucho tiempo y perjudicará tu productividad.

    Hay una cantidad considerable de herramientas que puedes utilizar para darte de baja de los boletines inútiles, lo que te ahorrará mucho tiempo (y GBs) en tu bandeja de entrada.

    Limpia tu bandeja de entrada constantemente

    Para organizar Gmail, primero tienes que limpiarlo. Imagina tu correo electrónico como una habitación desordenada de tu casa. Si quieres tenerla ordenada y limpia, tienes que deshacerte de todo el desorden que hay dentro.

    Algo que debes tener en cuenta es, no tener miedo a archivar y eliminar los mensajes antiguos. Cuanto menos veas, mejor será tu productividad, así que limpia esos viejos mensajes. Básicamente, deberías:

    • Borrar cuando estés 100% seguro de que la conversación ha terminado y no hay necesidad de volver a verla
    • Archivar cuando puedas necesitar ese correo en el futuro, pero ya has terminado con él.
      • Algunos usuarios se asustan pensando que al archivar los archivos, los perderían. Esto no es cierto. La carpeta Archivo es como cualquier otra carpeta de tu correo electrónico, por lo que tus mensajes están a salvo allí. Por otro lado, al eliminar un mensaje, éste va a la Papelera y suele permanecer allí durante 30 días hasta que se elimina automáticamente.

        Al limpiar tu bandeja de entrada, dejas sólo lo esencial, y ahí te será mucho más fácil los siguientes pasos de tu organización.

        Cómo organizar Gmail – Al estilo de un jefe

        Durante nuestros años de experiencia laboral, nos hemos dado cuenta de lo mucho más productivos que podemos llegar a ser cuando pasamos menos tiempo cambiando entre herramientas.

        Por eso hemos creado una evolución de la gestión del correo electrónico y de las tareas justo aquí en Drag – ¿por qué no tener etiquetas, carpetas, pestañas, tareas, notas, fechas de vencimiento, tableros, todo bellamente visualizado en increíbles tableros tipo Trello?

        Simplemente fusionando diferentes tecnologías, nuestra solución proporciona una excelente experiencia a la vez que simplifica tu vida.

        organizando Gmail

        organizando Gmail

        Con Drag, llevas tu organización de Gmail a otro nivel. Además de que tienes una bandeja de entrada compartida con tantas funciones dentro que marcarán la diferencia mientras colaboras.

        Kanban: la mejor vista para organizar Gmail

        Lo primero que debes hacer para organizar tu Gmail es elegir el diseño adecuado. Claro, puedes elegir entre los diseños convencionales disponibles dentro de Gmail: Importante primero, Predeterminado, Sin leer primero, Con estrellas primero y Bandeja de entrada prioritaria. Todos ellos proporcionan una vista estándar de tu bandeja de entrada, y puedes seleccionarlos rápidamente. Sólo tienes que ir a la configuración y luego elegir la pestaña de la bandeja de entrada.

        A partir de ese momento eres libre de elegir el diseño con el que te sientas más cómodo para trabajar. El que viene por defecto ofrecerá el formato estándar que organiza la bandeja de entrada de Gmail por fecha. Lo más probable es que sea el que has estado usando todo este tiempo, que no ha funcionado tan bien hasta ahora para mantener tu bandeja de entrada organizada. Este diseño te dará la opción de seleccionar diferentes categorías para colocar tus correos electrónicos. El resto de los grupos funcionan prácticamente igual. Google hará un análisis predictivo sobre los correos electrónicos que es más probable que abras.

        Todas estas opciones te darán más o menos la misma visualización de la bandeja de entrada, y quizás ese sea el problema. Necesitas una herramienta que cambie la forma en que estás acostumbrado a gestionar tu bandeja de entrada, y eso es Kanban. Esta disposición cambiará el aspecto de tu bandeja de entrada, dándote más control y poder sobre ella. Un diseño Kanban convierte tus correos electrónicos en tarjetas, presentándolos de forma transparente.

        Usa notas en el correo electrónico en lugar de enviarte correos a ti mismo

        Esta es una de las razones por las que las bandejas de entrada se vuelven tan desordenadas y desordenadas. Porque o bien utilizamos el correo electrónico como recordatorio personal o como herramienta de mensajería para conversaciones internas con otros miembros del equipo. Sucede muy rápido, y antes de que te des cuenta, hay un montón de correos electrónicos con un hilo interminable de mensajes relacionados que sólo abarrotan tu bandeja de entrada. Además, estás lejos de esa bandeja de entrada cero, y te sigue costando tiempo y dinero.

        No hay ni una sola excusa razonable para hacer esto cuando tienes notas en un correo electrónico, que son una de las mejores herramientas empresariales que existen. Simplifica magníficamente el trabajo en equipo porque son bastante sencillas de usar aunque sea tu primera vez.

        Hay unas cuantas opciones si quieres empezar a hacerlo. Google Keep parece ser una opción conveniente, ya que ya está construido como un complemento de Gmail, por lo que no hay necesidad de ir y venir entre la bandeja de entrada y la aplicación de notas de tareas.

        Con Drag, puedes añadir notas directamente en tus correos electrónicos o tareas para ayudarte a entender cuáles son los requisitos, las cosas esenciales que necesitas saber acerca de una acción que debes tomar, o cualquier otra cosa relacionada con esto. Así es como se ve esta fantástica función:

        Resumir

        Organizar tu correo electrónico no debe ser una distracción que te esté costando tiempo y dinero. Tener una bandeja de entrada desordenada y no ocuparte de ella solo te traerá estrés, afectando no solo a tu flujo de trabajo, sino que también afectará a todos los miembros de tu equipo. Drag ofrece una solución real que le aporta poder y control sin necesidad de instalar un costoso software. Estás a sólo una extensión de Google Chrome de experimentar el cambio.

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