Come organizzare Gmail come un capo nel 2021

Come con quasi tutto ciò che si utilizza quotidianamente, le email diventano naturalmente disordinate quando non si fa uno sforzo per organizzarle. Anche se molte persone lottano ogni giorno, abbiamo imparato dei trucchi su come organizzare Gmail per tenere le cose in ordine. Questo è quello che vogliamo condividere con tutti voi oggi.

Le basi della posta elettronica

Le e-mail sono su internet come una versione online delle caselle di posta. Sono diventate molto popolari fin dall’inizio di internet come forma produttiva di interazione – all’epoca in cui non esistevano altre possibili comunicazioni produttive.

Ma se ci pensate, anche adesso con la messaggistica istantanea e i social media, le email sono ancora molto popolari. Molte altre soluzioni sono andate e venute, ma l’email è rimasta una soluzione affidabile che integra altre soluzioni, agendo come un hub digitale per l’identità online.

Come parte culturale dell’esperienza internet, le email hanno una forte reputazione, e non sembra che stia svanendo, solo evolvendo.

Ma…

Se non organizzi la tua Gmail nel modo giusto, la tua vita può diventare un piccolo inferno. Così, abbiamo compilato alcuni consigli su come organizzare le vostre e-mail in modo intelligente e come un capo.

Capire come funziona Gmail

Gmail offre molti strumenti nativi per aiutarvi a organizzare le vostre caselle di posta, come cartelle, etichette e anche schede. Per prima cosa, discutiamo le definizioni e le differenze tra loro:

etichette in Gmail

Etichette: le etichette sono un modo semplice per classificare i tuoi messaggi. Per esempio, puoi definire che tutti i messaggi provenienti da determinati amici avranno l’etichetta “Amici”, mentre gli altri provenienti dal lavoro avranno l’etichetta “Lavoro”. Puoi anche attribuire i passi successivi ai nomi delle tue etichette, come “Follow Up” e “Pay”.

Cartelle: molte cartelle sono già presenti come standard in Gmail, come Inbox, Sent, Junk… queste sono molto comuni, ma puoi creare le tue cartelle e rendere la tua email ancora più semplice.

Tabs: Le schede sono le categorie dei tuoi messaggi, quindi se viene da una newsletter o da un amico, appartengono a categorie diverse, per esempio.

Una volta categorizzati correttamente i tuoi messaggi, sarai molto più capace di mantenere questa organizzazione in futuro.

Etichette e cartelle: i tuoi migliori amici in Gmail

Per etichettare correttamente i tuoi messaggi e creare la tua prima etichetta, basta andare su Crea una nuova etichetta, sulla tua barra dei menu di sinistra (potresti dover cliccare su Altro per mostrare questo pulsante).

Con le tue etichette create, tutto quello che devi fare è andare su un messaggio, cliccare sul pulsante Etichetta, e scegliere le etichette che vuoi applicare. Dopo averle usate per un po’, le etichette diventano molto naturali per te.

organizza gmail

organizza gmail

Le persone amano anche aggiungere colori alle loro etichette; rende le email ancora più intuitive, e sono così semplici da impostare:

  • Trova l’etichetta a cui vuoi aggiungere colore sulla barra del menu di sinistra.
  • Clicca sul suo piccolo pulsante freccia.
  • Clicca su colore etichetta.
  • Scegli un colore

etichette email

etichette email

Tabs: Il rapporto amore/odio

La gente usa Gmail da quando è stato lanciato 14 anni fa nel 2004. E con tutti gli aggiornamenti e i cambiamenti, alcune persone non riescono a gestire le schede. Preferiscono la vista classica; li fa sentire più organizzati.

Potrebbe essere lo stesso per te quando si tratta delle schede. Molti utenti dicono che sembra che abbiano a che fare con 5 email invece di una sola. Quindi vediamo come puoi semplificare la tua casella di posta e anche di più.

1. Con la tua casella di posta aperta, clicca su Impostazioni
2. Poi clicca nella scheda Configura casella di posta

tabs

tabs

Vedrai probabilmente in Categorie che queste caselle sono tutte selezionate. Puoi deselezionare quelle che non vuoi vedere. Significa che le email da quelle categorie saranno caricate nella tua scheda “Primaria”.

Invia le email rilevanti in cima

È fondamentale avere le email più rilevanti facilmente visibili nella tua casella di posta. Puoi scegliere il tipo di email che vuoi vedere in cima alla tua casella di posta cambiando il tuo Tipo di Posta in arrivo. Gmail offre le seguenti opzioni, a seconda del tuo flusso di lavoro:

  • Importante prima
  • Non letto prima
  • Starred prima
  • Priority Inbox

Per cambiare queste impostazioni, fai come segue:

1. Con la tua casella di posta aperta, clicca sul pulsante Impostazioni
2. Seleziona l’opzione Impostazioni (sì, c’è un’opzione “impostazioni” dentro un pulsante “impostazioni”)

settings

settings

3. Clicca sulla scheda Posta in arrivo
4. In Tipo di posta in arrivo, scegli le opzioni che ti soddisfano di più
5. Non dimenticare di cliccare su Salva modifiche 🙂

Non esitare a premere il pulsante unsubscribe

Le email promozionali sono fastidiose. Ma, proprio come succede con le vecchie email, tendiamo a dire: “Non ho intenzione di cancellarmi, perché cosa succede se ne avrò bisogno in futuro?” Bene, questo “e se” è in gran parte responsabile del disordine nella vostra casella di posta.

Ancora una volta, valutate quanto sono rilevanti le vostre attuali iscrizioni alla newsletter. Ricorda che l’intera idea è di organizzare meglio la tua casella di posta. Parte del processo è ridurre la quantità di email memorizzate, ma anche ridurre il numero di email che arriveranno in futuro.

Vedi quali abbonamenti non stanno fornendo nulla di utile e sbarazzati di quelli. Una grossa fetta di una casella di posta elettronica ingombra è fatta di abbonamenti e newsletter che non ci interessano nemmeno. Smistare queste email richiede molto tempo e danneggia la tua produttività.

C’è una notevole quantità di strumenti che puoi usare per disiscrivere le newsletter inutili, il che ti farà risparmiare molto tempo (e GB) nella tua casella di posta.

Pulisci la tua casella di posta in modo coerente

Per organizzare Gmail, devi prima pulire Gmail. Immagina la tua posta elettronica come una stanza disordinata in casa tua. Se vuoi renderla ordinata e pulita, devi sbarazzarti di tutto il disordine al suo interno.

Qualcosa che dovresti tenere a mente è, non aver paura di archiviare e cancellare i vecchi messaggi. Meno vedi, meglio è la tua produttività, quindi pulisci quei vecchi messaggi. Fondamentalmente, si dovrebbe:

  • Cancellare quando si è sicuri al 100% che la conversazione è finita e non c’è bisogno di vederla di nuovo
  • Archiviare quando si potrebbe avere bisogno di questa e-mail in futuro, ma si è finito con essa ora.

Alcuni utenti hanno paura che archiviando i file, li perderebbero. Non è vero. La cartella Archivio è proprio come qualsiasi altra cartella della tua posta elettronica, quindi i tuoi messaggi sono al sicuro lì. D’altra parte, cancellando un messaggio, questo va nel Cestino e di solito rimane lì per 30 giorni fino a quando non viene eliminato automaticamente.

Pulendo la tua casella di posta, lasci solo ciò che è essenziale, e lì sarà molto più facile per i prossimi passi della tua organizzazione.

Come organizzare Gmail – The Like a Boss Way

Durante i nostri anni di esperienza lavorativa, abbiamo notato quanto più produttivo possiamo diventare quando spendiamo meno tempo passando da uno strumento all’altro.

Ecco perché abbiamo creato un’evoluzione della gestione delle email e dei compiti proprio qui in Drag – perché non avere etichette, cartelle, schede, compiti, note, date di scadenza, schede, tutto splendidamente visualizzato in incredibili tabelle simili a Trello?

Con la semplice fusione di diverse tecnologie, la nostra soluzione fornisce un’esperienza eccellente, mentre semplifica anche la tua vita.

organizzare Gmail

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Con Drag, porti la tua organizzazione Gmail ad un altro livello. Oltre ad avere una casella di posta condivisa con tante funzioni all’interno che faranno la differenza mentre si collabora.

Kanban: la migliore vista per organizzare Gmail

La prima cosa che devi fare per organizzare la tua Gmail è scegliere il layout giusto. Certo, puoi scegliere tra i design convenzionali disponibili all’interno di Gmail: Importante prima, Predefinito, Non letto prima, Stellato prima, e Posta in arrivo prioritaria. Tutti forniscono una visione standard della tua casella di posta, e puoi selezionarli rapidamente. Basta andare nelle impostazioni e poi scegliere la scheda Posta in arrivo.

Da quel punto in poi sei libero di scegliere il layout con cui ti senti più comodo lavorare. Quello predefinito fornirà il formato standard che organizza la tua casella di posta Gmail per data. È molto probabilmente quello che hai usato per tutto questo tempo, che non ha funzionato molto bene finora nel mantenere la tua casella di posta organizzata. Questo layout ti darà la possibilità di selezionare diverse categorie in cui inserire le tue email. Il resto dei gruppi funziona più o meno allo stesso modo. Google farà un’analisi predittiva sulle email che hai più probabilità di aprire.

Tutte queste opzioni ti daranno più o meno la stessa visualizzazione della casella di posta, e forse questo è il problema. Avete bisogno di uno strumento che cambi il modo in cui siete abituati a gestire la vostra casella di posta, e questo è Kanban. Questo layout cambierà l’aspetto della tua casella di posta, dandoti più controllo e potere sulla tua casella di posta. Un layout Kanban trasforma le tue email in carte, presentandole in modo trasparente.

Utilizza le note nelle email invece di inviarti email

Questa è una delle ragioni per cui le caselle di posta sono così disordinate e ingombre. Perché usiamo l’email come promemoria personale o come strumento di messaggistica per conversazioni interne con altri membri del team. Succede così in fretta, e prima che te ne accorga, ci sono un sacco di email con un filo infinito di messaggi correlati che ingombrano solo la tua casella di posta. Inoltre sei lontano da quella casella di posta zero, e ti costa ancora tempo e denaro.

Non c’è una sola scusa ragionevole per fare questo quando hai le note in una e-mail, che sono uno dei migliori strumenti di business là fuori. Semplifica superbamente il lavoro di squadra perché sono abbastanza semplici da usare anche se è la prima volta.

Ci sono alcune opzioni se si vuole iniziare a farlo. Google Keep sembra essere un’opzione conveniente in quanto è già costruito come un add-on di Gmail, quindi non c’è bisogno di andare avanti e indietro tra la tua casella di posta e la tua app per le note sulle attività.

Con Drag, è possibile aggiungere note direttamente sulle tue e-mail o attività per aiutarti a capire quali sono i requisiti, le cose essenziali che devi sapere su un’azione che devi fare, o qualsiasi altra cosa relativa a questo. Ecco come appare questa fantastica funzione:

Sommarizzare

Organizzare la tua email non dovrebbe essere una distrazione che ti costa tempo e denaro. Avere una casella di posta ingombra e non occuparsene ti porterà solo stress, influenzando non solo il tuo flusso di lavoro, ma anche tutti quelli del tuo team. Drag offre una soluzione reale che ti porta potere e controllo senza la necessità di installare software costosi. Sei solo un’estensione di Google Chrome lontano dal vivere il cambiamento.

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