Como organizar o Gmail como um chefe em 2021

Como com quase tudo o que usa diariamente, os e-mails ficam naturalmente confusos quando não se faz um esforço para os organizar. Apesar de muitas pessoas lutarem todos os dias, aprendemos truques sobre como organizar o Gmail para manter as coisas em ordem. Isto é o que queremos partilhar com todos vós hoje.

Os princípios básicos do e-mail

Os e-mails estão na Internet como uma versão online das caixas de correio. Tornaram-se muito populares desde o início da Internet como uma forma produtiva de interacção – na altura em que não existia nenhuma outra comunicação produtiva possível.

Mas quando se pensa nisso, mesmo agora com mensagens instantâneas e redes sociais, os e-mails continuam a ser muito populares. Muitas outras soluções surgiram e desapareceram, mas o correio electrónico tem permanecido uma solução fiável que integra outras soluções, actuando como um núcleo digital para a identidade online.

Como parte cultural da experiência da Internet, o correio electrónico tem uma forte reputação, e não parece estar a desvanecer-se, apenas a evoluir.

MAS….

Se não organizar o seu Gmail da forma correcta, a sua vida pode tornar-se um pequeno inferno. Assim, compilámos algumas dicas sobre como organizar os seus e-mails tanto de forma inteligente como como um chefe.

Entendendo como o Gmail funciona

Gmail oferece muitas ferramentas nativas para o ajudar a organizar as suas caixas de entrada, tais como pastas, etiquetas, e até mesmo separadores. Primeiro, vamos discutir as definições e diferenças entre elas:

labels in Gmail

Labels: os rótulos são uma forma simples de categorizar as suas mensagens. Por exemplo, pode definir que todas as mensagens vindas de amigos específicos receberão a etiqueta “Amigos”, enquanto outras vindas do trabalho receberão a etiqueta “Trabalho”. Pode também atribuir os próximos passos aos nomes das suas etiquetas, tais como “Follow Up” e “Pay”.

Pastas: muitas pastas, já vêm como padrão, no seu Gmail, tais como Caixa de entrada, Enviadas, Lixo… estas são muito comuns, mas pode criar as suas pastas e tornar o seu e-mail ainda mais simples.

Tabs: Os separadores são as categorias das suas mensagens, por isso, se provém de um boletim ou de um amigo, eles pertencem a diferentes categorias, por exemplo.

Após classificar correctamente as suas mensagens, é muito mais capaz de manter esta organização no futuro.

Labels and folders: your best friends in Gmail

Para etiquetar correctamente as suas mensagens e criar a sua primeira etiqueta, basta ir a Create a new label, no seu menubar esquerdo (poderá ter de clicar em More para mostrar este botão).

Com as suas etiquetas criadas, basta ir a uma mensagem, clicar no botão Label, e escolher as etiquetas que deseja aplicar. Depois de as utilizar durante algum tempo, as etiquetas tornam-se muito naturais para si.

organize gmail

organize gmail

As pessoas também adoram adicionar cores às suas etiquetas; mantém os emails ainda mais intuitivos, e são tão simples de configurar:

  • Li>Encontrar a etiqueta à qual deseja adicionar cor na barra de menu à esquerda.
  • Clique no seu pequeno botão de seta.
  • Clique na cor da etiqueta.
  • Escolha uma cor

gmail labels

gmail labelsgmail labels

Tabs: A relação amor/ódio

Pessoas têm usado o Gmail desde o seu lançamento há 14 anos atrás, em 2004. E com todas as actualizações e mudanças, algumas pessoas simplesmente não conseguem lidar com as etiquetas. Preferem a visão clássica; faz com que se sintam mais organizadas.

Pode ser o mesmo para si quando se trata de Tabs. Muitos utilizadores dizem que parece que estão a lidar com 5 e-mails em vez de apenas um. Vamos então ver como pode simplificar a sua caixa de entrada e depois alguns.

1. Com a sua caixa de entrada aberta, clique em Definições
2. Depois clique no separador Configurar caixa de entrada

tabs

tabs

Provavelmente verá nas Categorias que essas caixas estão todas assinaladas. Pode desmarcar as que não quer ver. Isto significa que os e-mails dessas categorias serão carregados no seu separador “Primário”.

Enviar e-mails relevantes para o topo

É crucial ter os e-mails mais relevantes facilmente visíveis para si na sua caixa de entrada. Pode escolher o tipo de e-mails que deseja ver na parte superior da sua caixa de entrada, alterando o seu Tipo de Caixa de Entrada. O Gmail oferece as seguintes opções, dependendo do seu fluxo de trabalho:

  • Important First
  • Unread First
  • Starred First
  • Priority Inbox

Para alterar estas configurações, faça o seguinte:

1. Com a sua Caixa de Entrada aberta, clique no botão Settings
2. Seleccione a opção Settings (sim, existe uma opção “settings” dentro de um botão “settings”)

settings

settings

3. Clique no separador Inbox
4. No tipo Inbox, escolha as opções que mais lhe convêm
5. Não se esqueça de clicar em Save Changes 🙂

Não hesite em premir o botão unsubscribe

Os emails promocionais são irritantes. Mas, tal como acontece com os e-mails antigos, temos tendência a dizer: “Não vou cancelar a minha inscrição, porque e se precisar dela no futuro?” Bem, este “e se” é em grande parte responsável pela confusão na sua caixa de entrada.

Again, avalie quão relevantes são as suas actuais subscrições de boletins informativos. Lembre-se de que toda a ideia é organizar melhor a sua caixa de entrada. Parte do processo é reduzir a quantidade de emails armazenados, mas também reduzir o número de emails que chegarão no futuro.

Ver quais as subscrições que não estão a fornecer nada de útil e livrar-se delas. Um grande pedaço de uma caixa de correio electrónico desorganizada é feito de subscrições e boletins informativos que nem sequer nos importamos. A classificação através destes e-mails consome tempo e prejudicará a sua produtividade.

Existe uma quantidade considerável de ferramentas que pode utilizar para anular a subscrição de newsletters inúteis, o que lhe poupará muito tempo (e GBs) na sua caixa de entrada.

Limpe a sua Caixa de Entrada de forma consistente

Para organizar o Gmail, precisa de limpar primeiro o Gmail. Imagine o seu e-mail como um quarto desarrumado na sua casa. Se o quiser arrumar e limpar, tem de se livrar de toda a desarrumação lá dentro.

Algo que deve ter em mente é, não tenha medo de arquivar e apagar mensagens antigas. Quanto menos vires, melhor será a tua produtividade, por isso limpa essas mensagens velhas. Basicamente, deve:

  • Apagar quando tiver 100% de certeza de que a sua conversa está terminada e não há necessidade de a ver novamente
  • Arquivar quando puder precisar deste e-mail no futuro, mas já acabou.

alguns utilizadores ficam com medo de que ao arquivarem ficheiros, os percam. Não é verdade. A pasta Arquivar é como qualquer outra pasta do seu e-mail, por isso as suas mensagens estão lá seguras. Por outro lado, ao apagar uma mensagem, ela vai para o Lixo e normalmente fica lá durante 30 dias até ser automaticamente apagada.

Ao limpar a sua caixa de entrada, deixa apenas o essencial, e lá facilitará muito os próximos passos da sua organização.

Como Organizar o Gmail – O Modo Como um Chefe

Durante os nossos anos de experiência de trabalho, notámos o quanto mais produtivos nos podemos tornar quando passamos menos tempo a mudar de ferramenta.

Foi por isso que criámos uma evolução do e-mail e da gestão de tarefas aqui mesmo em Drag – porque não ter etiquetas, pastas, separadores, tarefas, notas, datas de vencimento, quadros, tudo maravilhosamente visualizado em quadros semelhantes a Trello?

Ao simplesmente fundir diferentes tecnologias, a nossa solução proporciona uma excelente experiência enquanto também simplifica a sua vida.

organizando o Gmail

organizando o Gmail

Com Drag, leva a sua organização do Gmail para outro nível. Além disso, tem uma caixa de entrada partilhada com tantas características dentro dela que fará a diferença enquanto colabora.

Kanban: a melhor vista para organizar o Gmail

A primeira coisa que precisa de fazer para organizar o seu Gmail é escolher o layout correcto. Claro, pode escolher a partir dos designs convencionais disponíveis no Gmail: Importante Primeiro, Padrão, Não Lido Primeiro, Starred Primeiro, e Caixa de Entrada Prioritária. Todos eles fornecem uma visão padrão da sua caixa de entrada, e pode seleccioná-los rapidamente. Basta ir às definições e depois escolher o separador da caixa de entrada.

A partir desse ponto é livre de escolher o layout com o qual se sente mais confortável para trabalhar. O padrão fornecerá o formato padrão que organiza a sua caixa de entrada do Gmail por data. É muito provavelmente o que tem estado a utilizar durante todo este tempo, o que até agora não tem funcionado muito bem em manter a sua caixa de entrada organizada. Este layout dar-lhe-á a opção de seleccionar diferentes categorias para os seus e-mails a serem colocados. O resto dos grupos trabalham praticamente da mesma forma. O Google fará uma análise preditiva sobre os e-mails que é mais provável que abra.

Todas estas opções dar-lhe-ão praticamente a mesma visualização da caixa de entrada, e talvez seja esse o problema. Precisa de uma ferramenta que mude a forma como está habituado a gerir a sua caixa de entrada, e é o Kanban. Este layout irá alterar a forma como a sua caixa de entrada se apresenta, dando-lhe mais controlo e poder sobre a sua caixa de entrada. Um esquema Kanban transforma os seus emails em cartões, apresentando-os de uma forma transparente.

Utilizar notas no email em vez de se enviar por email

Esta é uma das razões pelas quais as caixas de entrada ficam tão desarrumadas e desorganizadas. Porque ou usamos o correio electrónico como lembrete pessoal ou como ferramenta de mensagens para conversas internas com outros membros da equipa. Acontece tão rapidamente, e antes que se dê conta, há muitos e-mails com um fio infinito de mensagens relacionadas que apenas desorganizam a sua caixa de entrada. Além disso, está longe dessa caixa de entrada zero, e ainda lhe custa tempo e dinheiro.

Não há uma única desculpa razoável para fazer isto quando tem notas num e-mail, que são uma das melhores ferramentas de negócio por aí. Simplifica soberbamente o trabalho de equipa porque são bastante simples de utilizar, mesmo que seja a sua primeira vez.

Existem algumas opções se quiser começar a fazê-lo. O Google Keep parece ser uma opção conveniente uma vez que já está construído como um add-on Gmail, pelo que não há necessidade de ir e vir entre a sua caixa de entrada e o seu app.

Com Drag, pode adicionar notas directamente nos seus e-mails ou tarefas para o ajudar a compreender quais são os requisitos, coisas essenciais que precisa de saber sobre uma acção que precisa de tomar, ou qualquer outra coisa relacionada com isto. É assim que esta fantástica característica se parece:

Summarizing

Organizar o seu e-mail não deve ser uma distracção que lhe está a custar tempo e dinheiro. Ter uma caixa de correio desorganizada e não lidar com ela apenas lhe trará stress, afectando não só o seu fluxo de trabalho, mas afectará também todos os membros da sua equipa. Drag oferece uma solução real que lhe traz poder e controlo sem a necessidade de instalar software dispendioso. Está apenas a uma extensão do Google Chrome, longe de experimentar a mudança.

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